Projektdokumentation und -archivierung: Lerne online mit interaktiven Quizzes

Question 1

Welches Prinzip gilt für die revisionssichere Archivierung von Projektdokumenten?

Accepted Answer

Nachvollziehbare Änderungen im Archivsystem

Answer

Archivierung über mindestens zehn Jahre

Answer

Sofortige Entsorgung nach Projektende

Answer

Nur für große Projekte erforderlich

Question 2

Welche Hauptaufgabe hat der Projektmanager in Bezug auf die Projektdokumentation?

Accepted Answer

Die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Projektdokumentation sicherzustellen

Answer

Alle Projektdokumente selbst zu erstellen

Answer

Nur die Archivierung von Projektdokumenten zu übernehmen

Question 3

Welche Vorteile bietet eine umfassende Projektdokumentation?

Accepted Answer

Alle aufgeführten Vorteile

Answer

Überblick über den Projektfortschritt

Answer

Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen

Answer

Erleichterung von Audits und Inspektionen

Question 4

Welches Dokument enthält den genehmigten Projektplan?

Accepted Answer

Projektmanagementplan

Answer

Projektcharta

Answer

Projektdefinition

Answer

Projektbericht

Question 5

Welche Aufgabe gehört NICHT zur Archivierung von Projektdokumenten?

Accepted Answer

Regelmäßige Aktualisierung der Dokumente

Answer

Sichern der Dokumente an einem sicheren Ort

Answer

Kontrollieren des Zugriffs auf die Dokumente

Answer

Vernichten der Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Question 6

Welche deutsche Rechtsvorschrift regelt die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen?

Accepted Answer

Handelsgesetzbuch (HGB)

Answer

Steuergesetzbuch (StGB)

Answer

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Answer

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Question 7

Welche Maßnahme trägt zu einer ordnungsgemäßen Archivierung von Projektdokumenten bei?

Accepted Answer

Alle oben genannten Maßnahmen

Answer

Möglichkeit der Dokumentenverschlüsselung

Answer

Regelmäßige Datensicherung

Answer

Zutrittsbeschränkung zu den Archiven

Question 8

Welches der folgenden Dokumente ist KEIN typisches Projektdokument?

Accepted Answer

Quittung

Answer

Protokoll

Answer

Aufgabenliste

Answer

Zeitplan

Question 9

Welche sind die wichtigsten Vorteile einer effektiven Projektdokumentation?

Accepted Answer

Verbesserte Kommunikation und Transparenz

Accepted Answer

Reduziertes Risiko von Missverständnissen und Fehlern

Accepted Answer

Vereinfachte Entscheidungsfindung und Problemlösung

Answer

Erhöhte Motivation und Zufriedenheit des Teams

Question 10

Welches Dokument ist NICHT Bestandteil einer umfassenden Projektdokumentation?

Accepted Answer

Produkthandbuch

Answer

Projektplan

Answer

Statusbericht

Answer

Kundenfeedback

Question 11

Welches Tool eignet sich am besten für die Verwaltung und Archivierung von Projektdokumenten?

Accepted Answer

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Answer

Microsoft Word

Answer

Trello

Answer

Cloud-Speicher

Question 12

Was ist der Zweck eines Statusberichts?

Accepted Answer

Dokumentieren des Projektfortschritts

Answer

Festlegen der Projektziele

Answer

Identifizieren von Projektrisiken

Answer

Sicherstellen der Kundenkommunikation

Question 13

Welches Dateiformat eignet sich am besten für die Langzeitarchivierung von Dokumenten?

Accepted Answer

PDF/A

Answer

DOC

Answer

XLS

Answer

PPTX

Question 14

Was ist ein Meilenstein in einem Projekt?

Accepted Answer

Ein wichtiger Kontrollpunkt

Answer

Eine zu erledigende Aufgabe

Answer

Ein zu überwindendes Hindernis

Answer

Eine Phase im Projekt

Question 15

Was ist der Unterschied zwischen einer Vorlage und einem Dokument?

Accepted Answer

Eine Vorlage ist ein wiederverwendbarer Rahmen, während ein Dokument eine spezifische Instanz ist.

Answer

Ein Dokument ist ein wiederverwendbarer Rahmen, während eine Vorlage eine spezifische Instanz ist.

Answer

Vorlagen und Dokumente sind dasselbe.

Answer

Vorlagen sind nur für Textdokumente gedacht, während Dokumente für alle Dateitypen verwendet werden.

Question 16

Welche Funktion gehört zu den wesentlichen Aufgaben der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Erfassung des aktuellen Projektstatus

Answer

Festlegung der Projektziele

Answer

Einholung von Kundenwünschen

Answer

Identifizierung potenzieller Projektrisiken

Question 17

Welche der folgenden Informationen sind NICHT Bestandteil einer Projektdokumentation?

Accepted Answer

Persönliche Aufzeichnungen

Answer

Anforderungen des Kunden

Answer

Ziele des Projekts

Answer

Risiken des Projekts

Question 18

Welche der folgenden Aussagen beschreibt eine mögliche negative Auswirkung einer unzureichenden Projektdokumentation?

Accepted Answer

Erschwerte Kommunikation und Koordination innerhalb des Projektteams

Answer

Vermeidung von Projektabbrüchen

Answer

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Question 19

Welches Element ist ein wesentlicher Bestandteil eines Projektstrukturplans (PSP)?

Accepted Answer

Arbeitspakete und ihre Abhängigkeiten

Answer

Projektziele und Vereinbarungen

Answer

Projektressourcen und Budget

Answer

Risikoanalysen und -bewertungen

Question 20

Welche der folgenden Aussagen beschreibt die Rolle des Projektmanagers bei der Projektdokumentation am besten?

Accepted Answer

Der Projektmanager muss alle Projektdokumente genehmigen, bevor sie veröffentlicht werden.

Answer

Der Projektmanager ist alleinverantwortlich für das Schreiben aller Projektdokumente.

Answer

Der Projektmanager ist nicht verpflichtet, die Projektdokumentation aufzubewahren.

Answer

Der Projektmanager ist nicht in die Projektdokumentation involviert.

Question 21

Welche rechtliche Anforderung muss bei der Erstellung von Projektdokumentationen beachtet werden?

Accepted Answer

Projektdokumentationen müssen grundsätzlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Answer

Projektdokumentationen müssen für Außenstehende verständlich sein.

Answer

Projektdokumentationen müssen immer in Papierform vorliegen.

Question 22

Welche Best Practices für die Projektdokumentation, die in verschiedenen Branchen Anwendung finden, lassen sich auch auf dein Projekt übertragen?

Accepted Answer

Standardisierung der Dokumentenformate und -inhalte

Accepted Answer

Agile Dokumentation, die sich an sich ändernde Projektanforderungen anpassen lässt

Accepted Answer

Einsatz automatisierter Tools zur Unterstützung der Dokumentenerstellung und -verwaltung

Accepted Answer

Zentralisierte Ablage aller Projektdokumente an einem leicht zugänglichen Ort

Question 23

Welches Dokument enthält eine detaillierte Beschreibung des Projektumfangs, der Ziele und des Zeitplans?

Accepted Answer

Projektplan

Answer

Projektrisikoregister

Answer

Projektprotokoll

Answer

Projektabschlussbericht

Question 24

An welchem Ort werden Projektdokumente am besten archiviert?

Accepted Answer

Zentrales Dokumentenmanagementsystem

Answer

Persönliche Festplatten

Answer

Nur in Papierform

Answer

Einzelne Abteilungsordner

Question 25

Welches Format ist für die Archivierung von Projektprotokollen am besten geeignet?

Accepted Answer

PDF

Answer

Word-Dokument

Answer

Excel-Tabelle

Answer

PowerPoint-Präsentation

Question 26

Wer ist in der Regel für die Erstellung der Projektdokumentation verantwortlich?

Accepted Answer

Projektleiter

Answer

Projektmitarbeiter

Answer

Kunden

Question 27

Welche Informationen werden typischerweise in einem Projektrisikoregister dokumentiert?

Accepted Answer

Potenzielle Risiken, Auswirkungen und Gegenmaßnahmen

Answer

Projektziele und -aufgaben

Answer

Projektressourcen und -budget

Question 28

Welche der folgenden Aussagen zur Projektarchivierung ist korrekt?

Accepted Answer

Sie ermöglicht den Zugriff auf Projektinformationen für künftige Referenzzwecke

Answer

Sie sollte nur in Papierform erfolgen

Answer

Sie ist nur für große und komplexe Projekte erforderlich

Question 29

Welche wesentlichen Informationen sollten in einem Projektdokument enthalten sein?

Accepted Answer

Projektziel, Umfang, Zeitplan und Ressourcen

Answer

Finanzielle Transaktionsdaten

Answer

Anwesenheitsliste der Teammitglieder

Answer

Persönliche Notizen des Projektleiters

Question 30

Welcher Prozess umfasst die Schritte Ordnen, Sichern und Speichern?

Accepted Answer

Archivierung von Projektdokumenten

Answer

Überprüfen, Überarbeiten und Aktualisieren von Projektdokumenten

Answer

Planen, Ausführen und Überwachen von Projektaufgaben

Answer

Initialisieren, Zuweisen und Abschließen von Projektphasen

Question 31

Welches Dateiformat ist für die langfristige Speicherung von Projektdokumenten empfehlenswert?

Accepted Answer

PDF oder XML

Answer

JPEG oder PNG (für Bilder)

Answer

DOC oder XLS (für bearbeitbare Dokumente)

Answer

MP4 oder AVI (für Videos)

Question 32

Welchen Zweck erfüllt die regelmäßige Überprüfung von Projektdokumenten?

Accepted Answer

Sicherstellung der Aktualität, Gültigkeit und Vollständigkeit

Answer

Verbesserung der Kommunikation mit externen Stakeholdern (durch Bereitstellung aktueller Informationen)

Answer

Reduzierung des Risikos von Datenverlust (durch regelmäßige Sicherungen)

Answer

Erleichterung der Zusammenarbeit im Team (durch gemeinsame Nutzung von Dokumenten)

Question 33

Welche Art von Dokument ist ein Projektplan?

Accepted Answer

Planungsdokument

Answer

Finanzdokument (für finanzielle Zwecke)

Answer

Steuerdokument (für steuerliche Zwecke)

Question 34

Welches Format eignet sich am besten für die Archivierung von Projektdaten?

Accepted Answer

PDF/A

Answer

JPG (für Bilder)

Answer

DOCX (für bearbeitbare Textdokumente)

Answer

XLSX (für Tabellenkalkulationen)

Question 35

Welches Dokument ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Risikoanalyse

Answer

Private E-Mails (für persönliche Kommunikation)

Answer

Reisekostenabrechnungen (für Finanzmanagement)

Answer

Personalakten (für Personalmanagement)

Question 36

Welches Tool kann zur Zusammenarbeit an Projektdokumenten effektiv genutzt werden?

Accepted Answer

Kollaborationssoftware (z. B. Google Workspace, Microsoft Teams)

Answer

E-Mail (für asynchrone Kommunikation)

Answer

Telefon (für Echtzeitkommunikation)

Answer

Textverarbeitungsprogramm (für individuelle Dokumentenerstellung)

Question 37

Was ist der Hauptzweck der Versionskontrolle in der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Nachverfolgung von Änderungen und Wiederherstellung früherer Versionen

Answer

Vereinfachung der Dateisuche (durch eindeutige Versionsnummern)

Answer

Verhinderung von Datenverlust (durch regelmäßige Sicherungen)

Question 38

Welche Bedeutung hat die Projektarchivierung?

Accepted Answer

Sie ermöglicht den Zugriff auf Projektdaten auch nach Projektabschluss.

Answer

Sie ist nur für sehr komplexe Projekte erforderlich.

Answer

Sie ersetzt die Notwendigkeit einer Projektdokumentation.

Question 39

Welches Kriterium ist bei der Auswahl eines Archivierungssystems besonders wichtig?

Accepted Answer

Die Zugriffsrechte für verschiedene Nutzergruppen

Answer

Die Farbe der Ordner

Answer

Die Anzahl der möglichen Ablagefächer

Answer

Persönliche Vorlieben

Question 40

Welche bewährte Vorgehensweise sollte bei der Archivierung von Projektdaten beachtet werden?

Accepted Answer

Regelmäßige Sicherung der Daten

Answer

Zugriff auf Daten nur für das Projektteam

Answer

Unmittelbare Vernichtung von Daten nach Projektabschluss

Answer

Aufbewahrung aller Dokumente ausschließlich in Papierform

Question 41

Welcher Aspekt der Projektdokumentation ist für die Qualitätssicherung von besonderer Relevanz?

Accepted Answer

Die Dokumentation der Einhaltung von Standards und Richtlinien

Answer

Die Unterhaltung von Kundenbeziehungen

Answer

Die Steigerung der Mitarbeitermotivation

Answer

Die Reduzierung der Projektkosten

Question 42

Welche Projektdokumentation ist besonders wichtig für die interne Kommunikation innerhalb eines Projekts?

Accepted Answer

Der Projektstatusbericht

Answer

Der Projektstrukturplan

Answer

Der Risikomanagementplan

Answer

Der Qualitätsmanagementplan

Question 43

Welche Software eignet sich am besten für die elektronische Archivierung von Projektdokumenten?

Accepted Answer

Ein Dokumentenmanagementsystem

Answer

Eine Präsentationssoftware

Answer

Ein Textverarbeitungsprogramm

Answer

Ein Tabellenkalkulationsprogramm

Question 44

Welche der folgenden Informationen sollte NICHT in einer Projektdokumentation enthalten sein?

Accepted Answer

Persönliche Meinungen des Projektleiters

Answer

Projektziele

Answer

Projektplan

Answer

Projektrisiken

Question 45

Welchen Vorteil bietet eine gut organisierte Projektdokumentation?

Accepted Answer

Verbesserte Kommunikation unter den Teammitgliedern

Answer

Erhöhte Projektrisiken

Answer

Geringere Projektkosten

Answer

Verzögerte Projektabschlüsse

Question 46

Welche Aussage zur Projektstatusberichterstattung ist falsch?

Accepted Answer

Projektstatusberichte sind ausschließlich für den Projektleiter bestimmt.

Answer

Projektstatusberichte enthalten Informationen über Fortschritt, Herausforderungen und Risiken.

Answer

Projektstatusberichte sollten regelmäßig erstellt werden.

Question 47

Welche Methode eignet sich am besten, um Projektdokumente effektiv zu organisieren und wiederzufinden?

Accepted Answer

Verschlagwortung

Answer

Chronologische Reihenfolge

Answer

Farbcodierung

Answer

Alphabetische Reihenfolge

Question 48

Welche Aufgabe gehört NICHT zur Projektdokumentation?

Accepted Answer

Gestaltung der Projektwebsite

Answer

Aufzeichnung von Projektentscheidungen

Answer

Erstellung eines Projektstrukturplans

Question 49

Welche Aussage zum Urheberrecht im Zusammenhang mit Projektdokumenten ist korrekt?

Accepted Answer

Projektdokumente unterliegen in der Regel dem Urheberrechtsschutz.

Answer

Projektdokumente können ohne Einschränkungen kopiert und verbreitet werden.

Answer

Urheberrechtsschutz gilt nur für veröffentlichte Projektdokumente.

Question 50

Welche Funktion erfüllt die Projektddokumentation?

Accepted Answer

Sie bietet eine umfassende Übersicht über alle Projektaktivitäten und -ergebnisse.

Answer

Sie dient ausschließlich der Kommunikation zwischen Projektbeteiligten.

Answer

Sie dient ausschließlich der Archivierung von Projektdokumenten für zukünftige Zwecke.

Question 51

Welches Kriterium ist bei der Gestaltung der Projektddokumentation besonders wichtig?

Accepted Answer

Vollständigkeit und Relevanz

Answer

Chronologische Reihenfolge

Answer

Verwendung technischer Fachbegriffe

Answer

Ästhetische Aufmachung

Question 52

Welche Arten von Dokumenten gehören typischerweise zur Projektddokumentation?

Accepted Answer

Projektplan, Projekthandbuch, Korrespondenz

Answer

Finanzberichte

Answer

Prüfungszeugnisse

Answer

Personalakten

Question 53

Was ist der Hauptzweck der Projektarchivierung?

Accepted Answer

Sicherstellen, dass Projektinformationen für zukünftige Zwecke verfügbar sind.

Answer

Verringerung des Speicherbedarfs

Answer

Verhinderung von Datenverlust

Question 54

Welche Methode wird üblicherweise für die Projektarchivierung verwendet?

Accepted Answer

Elektronische Archivsysteme

Answer

Physikalische Akten

Answer

Cloud-Backup

Answer

Microfiche

Question 55

Welche Rolle spielt das Projektteam bei der Projektddokumentation?

Accepted Answer

Beitrag von Informationen und Feedback

Answer

Reinigung der Projektdokumentation

Answer

Alleinige Verantwortung für die Erstellung aller Projektdokumente

Answer

Genehmigung der finalen Projektdokumentation

Question 56

Welcher der folgenden Faktoren **erhöht** die Projektkosten?

Accepted Answer

Fehlende oder unzureichende Projektdokumentation

Answer

Regelmäßige Fortschrittsberichte

Answer

Ausführliche Projektplanung

Answer

Nachvollziehbare Dokumentenstruktur

Question 57

Welches Prinzip sollte bei der Benennung von Projektdokumenten im Vordergrund stehen?

Accepted Answer

Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit

Answer

Ästhetische Gestaltung

Answer

Länge der Bezeichnung

Answer

Verwendung von Sonderzeichen

Question 58

Welche der folgenden Optionen ist eine geeignete Methode zur elektronischen Archivierung von Projektdokumenten?

Accepted Answer

Cloud-Speicher

Answer

USB-Stick

Answer

CD-ROM

Answer

Papierablage

Question 59

Welcher der folgenden Schritte ist **kein** integraler Bestandteil der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Erstellen einer Fehleranalyse

Answer

Sammeln von Informationen

Answer

Archivieren von Projektdokumenten

Answer

Erstellen von Zwischenberichten

Question 60

Welches Tool kann zur automatisierten Erstellung von Projektdokumenten verwendet werden?

Accepted Answer

Projektmanagement-Software

Answer

Präsentationssoftware

Answer

Textverarbeitungsprogramm

Answer

Tabellenkalkulationssoftware

Question 61

Welcher Faktor **beeinflusst** die Wahl des Archivierungsverfahrens **nicht**?

Accepted Answer

Anzahl der Seiten

Answer

Farbgebung der Dokumente

Answer

Größe und Art der Dokumente

Answer

Druckdatum

Question 62

Was ist der Hauptzweck einer Projektchronik?

Accepted Answer

Dokumentieren wichtiger Ereignisse und Meilensteine

Answer

Planung zukünftiger Projekte

Answer

Aufzeichnen von Fehlern und Problemen

Question 63

Wofür steht das Akronym DMS im Kontext der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Dokumentenmanagementsystem

Answer

Datenmanagementsystem

Answer

Dokumentationsmanagementsystem

Answer

Datenbankmanagementsystem

Question 64

Welche Art von Dokument gehört **nicht** zu einer umfassenden Projektdokumentation?

Accepted Answer

Rechnung für die Projektleitung

Answer

Projektplan

Answer

Protokoll der Projektmeetings

Answer

Risikoanalyse