Dokumentenverwaltung für Fachinformatikerinnen: Online-Quiz und Übungen

Question 1

Welche der folgenden Aufgaben gehört **nicht** zu den Kernfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?

Accepted Answer

Datenbanksynchronisation

Answer

Dokumentenstrukturierung

Answer

Dokumentenverwaltung

Answer

E-Mail-Integration

Question 2

Welche Strukturierungsmethode ermöglicht es, Dokumente gleichzeitig nach mehreren Kriterien zu organisieren?

Accepted Answer

Mehrdimensionale Struktur

Answer

Baumstruktur

Answer

Hierarchische Struktur

Answer

Flache Struktur

Question 3

Welche der folgenden Maßnahmen trägt **nicht** zur Verbesserung der Dokumentensicherheit in einem DMS bei?

Accepted Answer

Öffentliche Zugänglichkeit

Answer

Verschlüsselung

Answer

Berechtigungsverwaltung

Answer

Regelmäßige Backups

Question 4

Welche der folgenden Aufgaben **ist nicht** in der Dokumentenverwaltung eines DMS enthalten?

Accepted Answer

Dokumentenprüfung auf Plagiate

Answer

Versionsverwaltung

Answer

Dokumentenarchivierung

Answer

Dateikompression

Question 5

Welche rechtlichen Bestimmungen müssen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) beachtet werden?

Accepted Answer

Datenschutzbestimmungen, Urheberrechtsgesetz, IT-Sicherheitsgesetz

Answer

Handelsgesetzbuch, Telekommunikationsgesetz, Wettbewerbsrecht

Answer

Bürgerliches Gesetzbuch, Strafgesetzbuch, Insolvenzordnung

Answer

Nur das Datenschutzgesetz

Question 6

Welche der folgenden Funktionen ist **keine** Kernfunktion eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?

Accepted Answer

Betriebssystemverschlüsselung

Answer

Dokumentenstrukturierung

Answer

Workflow-Management

Answer

E-Mail-Integration

Question 7

Welcher Dateityp kann in der Regel **nicht** in einem DMS gespeichert werden?

Accepted Answer

Relationale Datenbanken

Answer

Dokumente

Answer

Bilder

Answer

Videos

Question 8

Welche der folgenden Aufgaben kann von einem DMS **nicht** automatisiert werden?

Accepted Answer

Manuelle Datenüberprüfung

Answer

Dokumentenindizierung

Answer

Workflow-Genehmigungen

Answer

Dokumentenversionierung

Question 9

Welche Implementierungstechnik wird häufig für DMS verwendet?

Accepted Answer

Alle genannten Techniken

Answer

Cloud-basiert

Answer

On-Premises

Answer

Hybrid

Question 10

Wie wirkt sich der Einsatz eines DMS auf den Lebenszyklus von Dokumenten aus?

Accepted Answer

Alle genannten Auswirkungen

Answer

Vereinfachtes Dokumentenmanagement

Answer

Optimierte Dokumentenaufbewahrung

Question 11

Wie unterstützt die Metadatenverwaltung in einem DMS die effektive Suche und den Abruf von Dokumenten?

Accepted Answer

Ermöglicht die Suche nach Dokumenten anhand spezifischer Attribute.

Answer

Stellt die automatische Versionierung von Dokumenten sicher.

Answer

Garantiert die Authentizität und Integrität von Dokumenten.

Question 12

Welche der folgenden Hauptfunktionen ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Accepted Answer

Strukturierte Verwaltung und organisation von Dokumenten

Answer

Netzwerkverwaltung

Answer

Bildbearbeitung

Answer

Datenspeicherung

Question 13

Welcher Vorteil ergibt sich hauptsächlich durch die Implementierung eines DMS in Unternehmen?

Accepted Answer

Verbesserte Zusammenarbeit und gesteigerte Effizienz

Answer

Erhöhte Druckkosten

Answer

Reduzierte Archivierungszeiträume

Answer

Verringert die Datensicherheit

Question 14

Welches Kriterium ist entscheidend bei der Auswahl des richtigen DMS für ein Unternehmen?

Accepted Answer

Kompatibilität mit der bestehenden IT-Infrastruktur

Answer

Günstigster Preis

Answer

Bereitstellung der neuesten Funktionen

Question 15

Welche Sicherheitsmaßnahme ist unerlässlich für ein DMS?

Accepted Answer

Implementierung von Zugriffskontrollen

Answer

Seltene Durchführung von Datensicherungen

Answer

Verzicht auf Verschlüsselung

Answer

Verwendung offener Netzwerke

Question 16

Beschreiben Sie die Rolle eines DMS in der Dokumentenverwaltung.

Accepted Answer

Automatisierung von Arbeitsabläufen und Reduzierung des Papierverbrauchs

Answer

Verlängerung der Bearbeitungszeiten für Dokumente

Answer

Erschwerung der Dokumentensuche

Question 17

Welche Funktion eines DMS ermöglicht die automatische Kategorisierung und Verschlagwortung von Dokumenten?

Accepted Answer

Metadatenextraktion

Answer

Volltextsuche

Answer

Optische Zeichenerkennung

Answer

Versionskontrolle

Question 18

Welcher Standard wird häufig für die Interoperabilität verschiedener DMS verwendet?

Accepted Answer

CMIS (Content Management Interoperability Services)

Answer

HTML (Hypertext Markup Language)

Answer

JSON (JavaScript Object Notation)

Question 19

Welches ist das Hauptziel eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?

Accepted Answer

Steigerung von Effizienz und Zusammenarbeit

Answer

Bereitstellung von Unterhaltungsmöglichkeiten

Answer

Reduktion der Druckausgaben

Question 20

Welcher Standard definiert das Metadatenmodell für DMS?

Accepted Answer

ISO 14721

Answer

IEC 61850

Answer

DIN 33251

Answer

ISO 9001

Question 21

Welcher Begriff beschreibt die Fähigkeit eines DMS, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen?

Accepted Answer

Interoperabilität

Answer

Compliance

Answer

Skalierbarkeit

Answer

Versionsverwaltung

Question 22

Welche der folgenden Aussagen beschreibt einen Hauptvorteil von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)?

Accepted Answer

Verbesserte Zusammenarbeit und Effizienz in der Dokumentenverwaltung

Answer

Geringere Speicherkosten durch Datenkomprimierung

Answer

Erhöhte Datensicherheit durch redundante Speicherung

Question 23

Welche Komponente eines DMS ist für das Versehen von Dokumenten mit Schlagwörtern und Zusatzinformationen verantwortlich?

Accepted Answer

Metadaten

Answer

Versionierung

Answer

Zugriffskontrolle

Answer

Dateisystem

Question 24

Welche Arten von Dokumenten können in einem DMS verwaltet werden?

Accepted Answer

Digitale Dokumente aller gängigen Formate

Answer

Nur Textdokumente und Tabellen

Answer

Ausschließlich Bilddateien

Answer

Lediglich PDF-Dokumente

Question 25

Welchen Hauptzweck erfüllt die Versionierung in einem DMS?

Accepted Answer

Nachverfolgen und Wiederherstellen von Dokumentenänderungen

Answer

Verbessern der Zusammenarbeit durch Echtzeit-Updates

Answer

Erhöhen der Datensicherheit durch Verschlüsselung

Answer

Reduzieren des Speicherbedarfs durch Datenkomprimierung

Question 26

Welches Merkmal ist für ein effektives Dokumentenmanagementsystem unerlässlich?

Accepted Answer

Skalierbarkeit zur Anpassung an wachsende Datenmengen und Benutzerzahlen

Answer

Attraktive Benutzeroberfläche

Answer

Niedrige Anschaffungskosten

Answer

Kompatibilität mit allen möglichen Dateitypen

Question 27

Welche Branche profitiert besonders vom Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen?

Accepted Answer

Das Gesundheitswesen aufgrund der hohen Dokumentenaufkommen und gesetzlichen Anforderungen

Answer

Der Einzelhandel

Answer

Die Fertigungsindustrie

Answer

Der Bildungsbereich

Question 28

Was ist ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Einsatz eines DMS?

Accepted Answer

Unterstützung und Engagement der obersten Führungsebene

Answer

Vollständig automatisierte Workflows

Answer

Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche

Answer

Geringe Anschaffungskosten

Question 29

Welche der folgenden Aufgaben gehört NICHT zu den Kernfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?

Accepted Answer

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Answer

Versionskontrolle

Answer

Zusammenarbeit und Wissensaustausch

Answer

Dokumentenablage und -verwaltung

Question 30

Welcher der folgenden Vorteile kann durch den Einsatz eines DMS erzielt werden?

Accepted Answer

Verbesserte Zusammenarbeit und Wissensaustausch

Answer

Erhöhte Kosten

Answer

Verringerte Effizienz

Answer

Höhere Sicherheitsrisiken

Question 31

Welche Eigenschaft ist für die Benutzerakzeptanz und Effektivität eines DMS entscheidend?

Accepted Answer

Benutzerfreundliche Oberfläche

Answer

Teure Implementierungskosten

Answer

Umfangreiche Funktionen

Question 32

Welche Sicherheitsmaßnahme ist bei der Implementierung eines DMS von besonderer Bedeutung?

Accepted Answer

Verschlüsselung sensibler Daten

Answer

Reduzierung der Datensicherungen

Answer

Öffentliche Freigabe von Dokumenten

Answer

Gewährung uneingeschränkter Zugriffsrechte

Question 33

Welche Herausforderung kann bei der Einführung eines DMS auftreten?

Accepted Answer

Widerstand seitens der Mitarbeitenden

Answer

Automatisierte Dokumentenverarbeitung

Answer

Problemlose Integration in bestehende Systeme

Answer

Niedrige Anschaffungskosten

Question 34

Welche Komponente ist in der Regel NICHT Teil eines DMS?

Accepted Answer

Kundenbeziehungsmanagementsystem (CRM)

Answer

Suchfunktion

Answer

Zentrale Dokumentenbibliothek

Answer

Workflow-Engine

Question 35

Welcher aktuelle Trend hat einen Einfluss auf die Weiterentwicklung von DMS?

Accepted Answer

Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Answer

Stillstand in der Informationstechnologie

Answer

Rückgang der Dokumentenerstellung

Answer

Abnahme der Cloud-Speicherlösungen

Question 36

Welcher der folgenden Vorteile ist ein wesentlicher Nutzen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)?

Accepted Answer

Ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit an Dokumenten und verbessert den Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern.

Answer

Bietet einen automatischen Textkorrekturdienst, der Fehler in Dokumenten erkennt und korrigiert.

Answer

Verhindert den Verlust von Druckaufträgen durch automatische Sicherung und Wiederherstellung.

Question 37

Welche Sicherheitsmaßnahme wird in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) verwendet, um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen?

Accepted Answer

Verschlüsselungstechnologie, die Dokumente in einen unlesbaren Code umwandelt.

Answer

Digitalisierung, die Dokumente in ein elektronisches Format konvertiert, wodurch sie weniger anfällig für physischen Diebstahl sind.

Answer

Komprimierungstechniken, die die Dateigröße reduzieren und die Übertragung erschweren.

Answer

Wasserzeichen, die in Dokumente eingebettet werden und als Sicherheitsmerkmal dienen.

Question 38

Welcher Dokumententyp ist am wenigsten für die Speicherung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) geeignet?

Accepted Answer

Faxe, da sie in der Regel ein großes Datenvolumen haben und spezielle Anforderungen an die Speicherung und Verarbeitung stellen.

Answer

Präsentationen, die verschiedene Medienelemente wie Bilder, Videos und Animationen enthalten können.

Answer

Verträge, die rechtlich bindende Dokumente sind und eine sichere und manipulationssichere Speicherung erfordern.

Answer

E-Mails, die wichtige Mitteilungen und Anhänge enthalten können und daher in einem DMS organisiert und verwaltet werden sollten.

Question 39

Welche Funktion erfüllt ein Revisionsverlauf in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Accepted Answer

Aufzeichnung aller Änderungen an einem Dokument, einschließlich des Bearbeitungszeitpunkts, des Bearbeiters und der vorgenommenen Änderungen.

Answer

Erkennung von Plagiaten durch Vergleich von Dokumenten mit einer Datenbank bekannter Inhalte.

Answer

Analyse des Dokumentenflusses, um Engpässe und Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz zu identifizieren.

Question 40

Welche der folgenden Komponenten ist ein wesentlicher Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?

Accepted Answer

Indexierungssystem, das Dokumente automatisch mit Metadaten versieht, um eine einfache Suche und Abfrage zu ermöglichen.

Answer

E-Mail-Client, der die Integration von DMS-Funktionen in E-Mail-Kommunikation ermöglicht.

Answer

Antivirensoftware, die das DMS vor Malware und Viren schützt.

Answer

Drucker, die für den Ausdruck von Dokumenten aus dem DMS verwendet werden.

Question 41

Welcher der folgenden Workflows kann durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) automatisiert werden?

Accepted Answer

Genehmigungsverfahren für Dokumente, bei denen Dokumente elektronisch zur Genehmigung weitergeleitet werden, wodurch der Prozess beschleunigt und die Effizienz verbessert wird.

Answer

E-Mail-Versand, der über das DMS integriert werden kann, jedoch nicht unbedingt automatisiert wird.

Answer

Druckaufträge, die in der Regel von separaten Druckersystemen verwaltet werden und nicht Teil der DMS-Funktionalität sind.

Answer

Datensicherungen, die von Backup-Systemen ausgeführt werden und nicht direkt mit DMS-Funktionen zusammenhängen.

Question 42

Welche Rolle spielt die Metadatenverwaltung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Accepted Answer

Ermöglicht die effektive Suche und das Abrufen von Dokumenten, indem beschreibende Informationen zu Dokumenten wie Titel, Autor und Schlüsselwörter zugeordnet werden.

Answer

Sorgt für die Integrität und Authentizität von Dokumenten, da Metadaten nicht veränderbar sind und als Nachweis der Dokumentenechtheit dienen können.

Answer

Verbessert die Kompatibilität zwischen verschiedenen Dokumentformaten, da Metadaten in einem standardisierten Format gespeichert werden, das die Interoperabilität erleichtert.

Question 43

Welcher der folgenden Vorteile ist mit der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einem Unternehmen verbunden?

Accepted Answer

Reduzierte Dokumentenverwaltungskosten durch geringeren Papierverbrauch, effizientere Arbeitsabläufe und geringere Lagerkosten.

Answer

Verlust von Dokumenten, da DMS keine vollständige Garantie gegen Datenverlust bietet und andere Maßnahmen zur Datensicherung erforderlich sind.

Answer

Erhöhte Anzahl von Druckern, da DMS die Notwendigkeit des Ausdrucks von Dokumenten verringert und nicht mehr Drucker benötigt werden.

Answer

Langsamere Bearbeitungszeiten, da die Implementierung von DMS eine gewisse Lernkurve und Anpassung erfordert, die anfangs zu Verzögerungen führen kann.

Question 44

Welche der folgenden Aussagen über die Zukunft von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) ist richtig?

Accepted Answer

Sie werden zunehmend in KI-Technologien integriert, wie z. B. maschinelles Lernen und Verarbeitung natürlicher Sprache, um die Automatisierung und Effizienz zu verbessern.

Answer

Ihre Nutzung wird in den kommenden Jahren abnehmen, da Cloud-Speicherdienste an Bedeutung gewinnen.

Answer

Sie werden durch Cloud-Speicherdienste ersetzt, da diese eine flexiblere und kostengünstigere Alternative bieten.

Question 45

Welche der folgenden Hauptfunktionen beschreibt die Aufgabe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)?

Accepted Answer

Strukturierte Ablage und Verwaltung von Dokumenten

Answer

Erstellung und Bearbeitung von Textdokumenten

Answer

Organisation von E-Mails und Terminen

Answer

Speicherung und Archivierung von Bilddateien

Question 46

Welches der folgenden Dateiformate wird in DMS nicht üblicherweise verwendet?

Accepted Answer

BMP

Answer

PDF

Answer

DOCX

Answer

TIFF

Question 47

Welcher der folgenden Vorteile ergibt sich aus der Verwendung eines DMS?

Accepted Answer

Verbesserte Zusammenarbeit durch gemeinsamen Zugriff auf Dokumente

Answer

Erschwerte Dokumentenzugriffe durch zentrale Speicherung

Answer

Erhöhte Druckkosten durch umfangreiche Dokumentenspeicherung

Question 48

Welches der folgenden Module gehört typischerweise zu einem DMS?

Accepted Answer

Versionsverwaltung

Answer

Finanzbuchhaltungssystem

Answer

Textverarbeitungsprogramm

Answer

Kundendatenbank

Question 49

Welche Aufgabe wird von einem DMS NICHT unterstützt?

Accepted Answer

Gestaltung von Präsentationen

Answer

Suchen und Abrufen von Dokumenten

Answer

Überwachung von Dokumentenänderungen

Answer

Freigabe und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten

Question 50

Welches Konzept steht in enger Verbindung zu DMS?

Accepted Answer

Informationslebenszyklusmanagement

Answer

Softwareentwicklung

Answer

Netzwerkadministration

Answer

Datenbankmanagementsysteme

Question 51

Welche der folgenden Aussagen über DMS ist nicht zutreffend?

Accepted Answer

DMS speichern Dokumente ausschließlich im Originalformat.

Answer

DMS unterstützen die automatische Verschlagwortung von Dokumenten.

Answer

DMS ermöglichen die Umwandlung von Dokumenten in unterschiedliche Formate.

Answer

DMS können Dokumenten Metadaten hinzufügen.

Question 52

Welche der folgenden Aufgaben ist NICHT eine typische Funktion eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?

Accepted Answer

Dokumente drucken

Answer

Dokumente speichern und verwalten

Answer

Dokumente versionieren und verfolgen

Answer

Zugriffsrechte auf Dokumente kontrollieren

Question 53

Welcher wesentliche Vorteil ergibt sich aus der Verwendung eines DMS für die Zusammenarbeit im Unternehmen?

Accepted Answer

Zentraler Zugriffspunkt für alle Dokumente

Answer

Reduzierte Druckkosten

Answer

Geringere Hardwarekosten

Answer

Verbesserte Datensicherheit

Question 54

Welche Art von Dokument wird TYPISCHERWEISE NICHT in einem DMS verwaltet?

Accepted Answer

Physisches Buch

Answer

PDF-Datei

Answer

Word-Dokument

Answer

E-Mail

Question 55

Was ist der wesentliche Unterschied zwischen einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einem Content Management System (CMS)?

Accepted Answer

Ein DMS verwaltet strukturierte Dokumente, während ein CMS unstrukturierte Inhalte verwaltet.

Answer

Ein DMS speichert Dateien lokal, während ein CMS sie in der Cloud speichert.

Answer

Ein DMS erfordert eine komplexe Implementierung, während ein CMS einfach zu implementieren ist.

Question 56

Welcher Faktor sollte bei der Auswahl eines DMS für ein Unternehmen unbedingt berücksichtigt werden?

Accepted Answer

Die Anzahl der zu verwaltenden Dokumente

Answer

Der Name des Anbieters

Answer

Die Farbe des DMS-Logos

Answer

Die Popularität des DMS bei Wettbewerbern

Question 57

Welche Aussage zur Metadatenverwaltung in einem DMS ist richtig?

Accepted Answer

Metadaten ermöglichen die schnelle Suche und das Abrufen von Dokumenten.

Answer

Metadaten können nach dem Speichern eines Dokuments nicht mehr bearbeitet werden.

Answer

Metadaten werden nur für interne Zwecke verwendet.

Question 58

Was ist die Hauptfunktion eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?

Accepted Answer

Digitale Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten

Answer

Automatische Übersetzung von Dokumenten

Answer

Erstellung von Präsentationen und Tabellenkalkulationen

Question 59

Welchen Vorteil bietet ein DMS für Unternehmen?

Accepted Answer

Verbesserte Zusammenarbeit und schnellere Dokumentenfindung

Answer

Erhöhter Papierverbrauch und komplexere Arbeitsabläufe

Answer

Geringere Produktivität und höhere Kosten

Question 60

Wie können Dokumente in einem DMS strukturiert werden?

Accepted Answer

Durch Metadaten wie Titel, Autor und Schlagwörter

Answer

Zufällige Zuordnung zu verschiedenen Kategorien

Answer

Ordnerstrukturen auf dem lokalen Computer

Question 61

Was ist ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines DMS?

Accepted Answer

Skalierbarkeit für zukünftiges Unternehmenswachstum

Answer

Anzahl der verfügbaren Schriftarten

Answer

Farbdruckoptionen für Dokumente

Question 62

Wie verbessert ein DMS die Zusammenarbeit im Unternehmen?

Accepted Answer

Gemeinsame Bearbeitung, Versionskontrolle und Freigabefunktionen

Answer

Eingeschränkter Zugriff auf Dokumente und keine Änderungsmöglichkeit

Answer

Komplexe Verschlüsselungstechniken

Question 63

Was unterscheidet ein DMS von einem Content Management System (CMS)?

Accepted Answer

DMS verwaltet Dokumente, CMS Inhalte wie Webseiten

Answer

DMS ist ein spezielles CMS für Dokumentenverwaltung

Answer

DMS und CMS sind Synonyme

Question 64

Welche Technologie integriert ein DMS in andere Systeme?

Accepted Answer

APIs (Application Programming Interfaces)

Answer

Bluetooth-Verbindungen

Answer

USB-Sticks

Answer

E-Mail-Clients