Projektdokumentation im Projektmanagement: Erstellen und Archivieren von Projektdokumenten

Question 1

Nennen Sie die Aufgabe, die zur Projektddokumentation gehört.

Accepted Answer

Ablage von Projektdateien

Answer

Anfertigung von Projektplänen

Answer

Durchführung von Projektbesprechungen

Answer

Überwachung von Projektrisiken

Question 2

Welche Aussage zur Archivierung von Projektdokumenten ist korrekt?

Accepted Answer

Projektdokumente können in digitaler oder gedruckter Form archiviert werden.

Answer

Projektdokumente müssen mindestens 10 Jahre lang archiviert werden.

Answer

Projektdokumente sollten nur für den Projektleiter zugänglich sein.

Answer

Projektdokumente dürfen nach Projektabschluss vernichtet werden.

Question 3

Welches Werkzeug eignet sich zur Verwaltung und Freigabe von Projektdokumenten?

Accepted Answer

Dropbox

Answer

Microsoft Word

Answer

Trello

Answer

Jira

Question 4

Welche Norm regelt die Erstellung und Pflege von Projektdokumenten?

Accepted Answer

DIN 69901

Answer

ISO 9001

Answer

PMBOK Guide

Answer

Agile Manifesto

Question 5

Nennen Sie die wichtigsten Arten von Projektdokumenten.

Accepted Answer

Beide Aussagen sind korrekt.

Answer

Planungspapiere

Answer

Ausführungsunterlagen

Answer

Abschlussberichte

Question 6

Welche Schritte sind bei der Erstellung von Projektdokumenten zu beachten?

Accepted Answer

Beide Aussagen treffen zu.

Answer

Erfassung der Anforderungen

Answer

Strukturierung der Dokumente

Answer

Überarbeitung und Genehmigung

Question 7

Welche Formate stehen für die Archivierung von Projektdokumenten zur Verfügung?

Accepted Answer

Beide Optionen sind korrekt.

Answer

In Papierform

Answer

Elektronisch

Answer

Hierfür gibt es keine geeigneten Formate.

Question 8

Welche Rolle spielt die Projektdokumentation beim Projektabschluss?

Accepted Answer

Beide Aussagen sind korrekt.

Answer

Sie bildet die Grundlage für die Abnahme des Projekts.

Answer

Sie dient als Beweis für die Erfüllung der Projektziele.

Answer

Sie unterstützt die Übergabe des Projekts an den Auftraggeber.

Question 9

Welche rechtlichen Aspekte sind bei der Projektdokumentation zu beachten?

Accepted Answer

Beide Aussagen treffen zu.

Answer

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Answer

Urheberrechte

Answer

Datenschutz

Question 10

Welche Softwaretools können bei der Projektdokumentation eingesetzt werden?

Accepted Answer

Beide Aussagen sind korrekt.

Answer

Dokumentenverwaltungssysteme

Answer

Kollaborationsplattformen

Answer

Projektmanagement-Software

Question 11

Welche Qualitätskriterien sind bei der Erstellung von Projektdokumenten zu beachten?

Accepted Answer

Beide Aussagen treffen zu.

Answer

Klarheit

Answer

Vollständigkeit

Answer

Genauigkeit

Question 12

Welche Herausforderungen können bei der Projektdokumentation auftreten?

Accepted Answer

Beide Aussagen treffen zu.

Answer

Mangelnde Zusammenarbeit

Answer

Unzureichende Ressourcen

Answer

Fehlende Standards

Question 13

Erläutern Sie, warum regelmäßige Qualitätskontrollen bei der Erstellung und Verwaltung von Projektdokumenten unerlässlich sind.

Accepted Answer

Sie stellen sicher, dass die Dokumente den vereinbarten Qualitätsstandards entsprechen.

Answer

Sie sind nur erforderlich, wenn Fehler in den Dokumenten festgestellt werden.

Answer

Sie sind nur für externe Stakeholder relevant.

Question 14

Welches ist das Hauptziel der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Den Projektabschluss nachvollziehbar und transparent zu gestalten.

Answer

Die Planung des Projekts zu unterstützen.

Answer

Die Kommunikation mit dem Kunden zu erleichtern.

Question 15

Welche der folgenden Dokumentarten gehört nicht zur Projektdokumentation?

Accepted Answer

Projektvertrag

Answer

Projektabnahmeprotokoll

Answer

Projektplan

Answer

Bautagebuch

Question 16

Welche der folgenden Angaben müssen in der Projektdokumentation enthalten sein?

Accepted Answer

Projektziele, -termine und -kosten

Answer

Rezepte für das Mittagessen

Answer

Persönliche Notizen

Answer

Mitarbeiteradressen

Question 17

Wie sollte die Projektdokumentation strukturiert sein?

Accepted Answer

Logisch, nachvollziehbar und leicht verständlich.

Answer

Zufällig

Answer

Alphabetisch

Answer

Chronologisch

Question 18

Welche Rolle spielt die Dokumentenverwaltung im Rahmen der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Sicherstellung der Zugänglichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der Dokumente.

Answer

Erstellung der Dokumente

Answer

Genehmigung der Dokumente

Question 19

Welche rechtlichen Anforderungen bestehen an die Projektdokumentation?

Accepted Answer

Sie muss nachvollziehbar, korrekt und aufbewahrungspflichtig sein.

Answer

Sie muss in mehreren Sprachen verfasst sein.

Answer

Sie muss von allen Beteiligten unterschrieben sein.

Question 20

Welche Vorteile bietet eine gute Projektdokumentation?

Accepted Answer

Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Wissenstransfer

Answer

Verbesserung der Mitarbeitermotivation

Answer

Reduzierung der Projektzeit

Answer

Kosteneinsparung

Question 21

Welche bewährten Praktiken sollten bei der Erstellung einer Projektdokumentation beachtet werden?

Accepted Answer

Verwendung von Vorlagen, Einhaltung von Standards, regelmäßige Aktualisierung

Answer

Viele Bilder einfügen

Answer

Schriftgröße 12 verwenden

Question 22

Die Projektdokumentation dient primär dazu, den Projektablauf und die Arbeitsergebnisse:

Accepted Answer

nachzuweisen und zu belegen.

Answer

zu analysieren und zu optimieren.

Answer

zu kommentieren und zu bewerten.

Question 23

Welche der aufgeführten Anforderungen erfüllt eine ordnungsgemäße Projektdokumentation?

Accepted Answer

Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Aktualität

Answer

Kürze, übersichtliche Gestaltung, Lesbarkeit

Answer

Rechtskonformität, Wirtschaftlichkeit, Innovation

Answer

Zielgruppenorientierung, Verständlichkeit, Exklusivität

Question 24

Wer trägt die Hauptverantwortung für die Erstellung und Pflege der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Projektleitung

Answer

Externe Berater

Answer

Auftraggeber

Answer

Projektteam

Question 25

Welche Art der Projektdokumentation eignet sich besonders für umfangreiche Projekte?

Accepted Answer

Dokumentablage

Answer

Whiteboard

Answer

Notizbuch

Answer

E-Mail-Korrespondenz

Question 26

Was ist bei der Archivierung von Projektdokumenten zu beachten?

Accepted Answer

Nachvollziehbarkeit, Dauerhaftigkeit, Sicherheit

Answer

Chronologische Ordnung, alphabetische Sortierung, übersichtliche Gestaltung

Answer

Digitalisierung, Nachhaltigkeit, Kreativität

Answer

Offenheit, breite Zugänglichkeit, Aktualität

Question 27

Welche Aussage zur rechtlichen Relevanz der Projektdokumentation ist zutreffend?

Accepted Answer

Sie kann als Beweismittel in Gerichtsverfahren dienen.

Answer

Sie ist ausschließlich für öffentliche Projekte relevant.

Answer

Sie entbindet die Projektbeteiligten von ihrer rechtlichen Haftung.

Question 28

Welches Tool eignet sich gut zur Erstellung von Projektdokumenten?

Accepted Answer

Textverarbeitungsprogramm

Answer

Online-Diskussionsforum

Answer

Zeichnungsprogramm

Answer

Soziale Medien Plattform

Question 29

Welche Empfehlungen sind bei der Erstellung effektiver Projektdokumentation zu berücksichtigen?

Accepted Answer

Zielgruppenorientierung, Strukturierung, Verwendung von Grafiken

Answer

Verzicht auf Quellen, kreative Formulierungen, Nutzung von Emojis

Answer

Vermeidung von Fachbegriffen, geringe Detailtiefe, ausführliche Abkürzungen

Question 30

Welche der folgenden Techniken wird häufig zur elektronischen Archivierung von Projektdokumenten verwendet?

Accepted Answer

Document Management System (DMS)

Answer

Tabellenkalkulationsprogramm

Answer

Word-Verarbeitungs-Software

Answer

E-Mail-System

Question 31

Was ist ein wesentliches Merkmal eines gut dokumentierten Projekts?

Accepted Answer

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Answer

Hohe Komplexität

Answer

Geringes Budget

Question 32

Was ist die Hauptfunktion eines Risikoinventars?

Accepted Answer

Identifizierung und Bewertung potenzieller Risiken

Answer

Verfolgung des Projektfortschritts

Answer

Dokumentation von Projektmeetings

Answer

Erstellung eines Projektplans

Question 33

Was ist ein wesentlicher Vorteil der Verwendung von Vorlagen für Projektdokumentation?

Accepted Answer

Standardisierung und Zeitersparnis

Answer

Erhöhtes Risiko von Fehlern

Answer

Weniger Flexibilität

Answer

Höhere Kosten

Question 34

Welche der folgenden Aussagen zur Projektdokumentation ist korrekt?

Accepted Answer

Sie ist ein fortlaufender Prozess während des gesamten Projektlebenszyklus.

Answer

Sie ist nur in der Planungsphase erforderlich.

Answer

Sie sollte nur die wichtigsten Informationen enthalten.

Question 35

Welches Dokument legt den geplanten Ablauf für die Erstellung und Archivierung von Projektdokumenten fest?

Accepted Answer

Projektdokumentationsplan

Answer

Projektabschlussbericht

Answer

Projektmanagementplan

Answer

Projektstatusbericht

Question 36

Welches Dokument dient als Nachweis für die Übergabe des Projekts an den Auftraggeber?

Accepted Answer

Abnahmeprotokoll

Answer

Projektdokumentationsplan

Answer

Projektstatusbericht

Answer

Projektabschlussbericht

Question 37

Welcher Grundsatz der Projektdokumentation besagt, dass Dokumente nur erstellt werden sollten, wenn sie einen konkreten Nutzen für das Projekt haben?

Accepted Answer

Notwendigkeitsprinzip

Answer

Aktualitätsprinzip

Answer

Vollständigkeitsprinzip

Question 38

Welches Dateiformat eignet sich am besten für die Archivierung von technischen Zeichnungen?

Accepted Answer

DWG

Answer

JPG

Answer

PDF

Answer

DOC

Question 39

Welches Dokument dient der Dokumentation der Ergebnisse von Qualitätsprüfungen?

Accepted Answer

Qualitätskontrollbericht

Answer

Abnahmeprotokoll

Answer

Projektdokumentationsplan

Answer

Projektstatusbericht

Question 40

Welcher Abschnitt des Projektdokumentationsplans listet alle Dokumente auf, die erstellt werden sollen?

Accepted Answer

Dokumentenverzeichnis

Answer

Verantwortlichkeiten

Answer

Zeitplan

Answer

Einführung

Question 41

Welcher Grundsatz der Projektdokumentation stellt sicher, dass Dokumente für alle Beteiligten leicht verständlich sind?

Accepted Answer

Verständlichkeitsprinzip

Answer

Notwendigkeitsprinzip

Answer

Aktualitätsprinzip

Answer

Vollständigkeitsprinzip

Question 42

Welches Tool ermöglicht die gemeinsame Erstellung von Projektdokumenten in Echtzeit?

Accepted Answer

Google Drive

Answer

AutoCAD

Answer

Microsoft Word

Question 43

Bei welchem Dokument spielt die Projektdokumentation eine besonders wichtige Rolle?

Accepted Answer

Projektbericht

Answer

Meilensteinübersicht

Answer

Projektplan

Answer

Risikoanalyse

Question 44

Was ist das primäre Ziel der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Dokumentation des Projektverlaufs und der Ergebnisse

Answer

Rechtliche Absicherung des Projekts

Answer

Kommunikation mit Stakeholdern

Question 45

Wann sollte die Archivierung von Projektdokumenten erfolgen?

Accepted Answer

Über die Projektlaufzeit hinaus

Answer

Nur für große und komplexe Projekte

Answer

Nur in digitaler Form

Question 46

Welches Format eignet sich am besten für die Erstellung von Projektberichten?

Accepted Answer

Strukturierter Text mit Überschriften und Aufzählungen

Answer

Nur Tabellen und Grafiken

Answer

Freier Text ohne Formatierung

Question 47

Welches Dokument ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektabschlusses?

Accepted Answer

Projektbericht

Answer

Stakeholderanalyse

Answer

Auftraggebergenehmigung

Answer

Risikoanalyse

Question 48

Welches Dokument enthält detaillierte Anweisungen zur Projektdurchführung?

Accepted Answer

Projektplan

Answer

Projektcharter

Answer

Projektbericht

Question 49

Weshalb ist die Versionskontrolle von Projektdokumenten wichtig?

Accepted Answer

Sie ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen und die Wiederherstellung früherer Versionen.

Answer

Sie sollte nur für wichtige Dokumente verwendet werden.

Answer

Sie ist nur für sehr große Projekte relevant.

Question 50

Welche Methode ist zur Organisation und Speicherung von Projektdokumenten empfehlenswert?

Accepted Answer

Ordnerstruktur und konsistente Dateinamen

Answer

Zufällige Speicherung in verschiedenen Ordnern

Answer

Speicherung aller Dokumente in einer Datei

Answer

Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems ohne Struktur

Question 51

Welche der folgenden Aussagen beschreibt den Hauptzweck der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Unterstützung des Projektabschlusses und Bewahrung von Wissen

Answer

Vereinfachung der Kommunikation mit dem Projektsponsor

Answer

Optimierung der Projektplanung

Question 52

Welche Vorgehensweise ist eine bewährte Methode für die Archivierung von Projektdokumenten?

Accepted Answer

Speicherung der Dokumente in einem sicheren und leicht zugänglichen Format

Answer

Ausschließliche Speicherung in elektronischer Form

Answer

Ausschließliche Archivierung in Papierform

Question 53

Welches der folgenden Dokumente wird typischerweise zur Fortschrittsverfolgung eines Projekts erstellt?

Accepted Answer

Projektstatusbericht

Answer

Projektcharta

Answer

Projektabschlussbericht

Answer

Projektplan

Question 54

Welche der folgenden Aussagen beschreibt eine wichtige Aufgabe des Projektmanagers in Bezug auf die Projektdokumentation?

Accepted Answer

Gewährleistung der Vollständigkeit und Akkuratheit der Projektdokumente

Answer

Erstellung aller Projektdokumente

Answer

Genehmigung aller Projektdokumente

Question 55

Welche Art von Dokument enthält üblicherweise Informationen zu den Kosten, dem Zeitplan und dem Umfang eines Projekts?

Accepted Answer

Projektmanagementplan

Answer

Projektcharta

Answer

Projektauftrag

Answer

Projektabschlussbericht

Question 56

Welche Maßnahme ist entscheidend für eine effektive Projektdokumentation?

Accepted Answer

Einbeziehung des Projektteams und der Stakeholder

Answer

Vollständige Erstellung aller Dokumente in einem Zug

Answer

Verwendung einer einheitlichen Dokumentenvorlage

Answer

Ignorieren von Risiken und Annahmen

Question 57

Welcher Vorteil ist mit einer guten Projektdokumentation NICHT verbunden?

Accepted Answer

Geringere Kosten

Answer

Erleichterung des Wissensaustauschs

Answer

Nachvollziehbarkeit des Projektablaufs

Answer

Verbesserte Kommunikation

Question 58

Was ist das übergeordnete Ziel einer Projektdokumentation?

Accepted Answer

Bereitstellung aller relevanten Informationen zu einem Projekt

Answer

Schaffung einer rechtlichen Grundlage

Answer

Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Question 59

Welches der folgenden Formate eignet sich am besten für die langfristige Archivierung von Projektdokumenten?

Accepted Answer

PDF

Answer

Word

Answer

Excel

Question 60

Wann ist eine Projektdokumentation besonders wichtig?

Accepted Answer

Bei komplexen Projekten mit vielen Beteiligten

Answer

Bei kleinen Projekten mit geringem Risiko

Answer

Bei Projekten mit kurzer Dauer

Answer

Bei Projekten ohne rechtliche Anforderungen

Question 61

Wer trägt in der Regel die Hauptverantwortung für die Erstellung der Projektdokumentation?

Accepted Answer

Projektleiter

Answer

Auftraggeber

Answer

Fachplaner

Answer

Projektteam

Question 62

Was ist ein Projekttagebuch?

Accepted Answer

Eine chronologische Aufzeichnung von Ereignissen, Entscheidungen und Fortschritten während eines Projekts

Answer

Ein Dokument zur Beschreibung der Projektziele

Answer

Eine Tabelle zur Verfolgung von Projektfortschritten